O indeferimento na fase documental da novação CAPES pode representar um dos primeiros obstáculos para ex-bolsistas no exterior que buscam aderir à política de novação.
A etapa documental é preliminar, mas possui caráter eliminatório. Caso haja inabilitação nessa fase, o projeto não segue para análise de mérito — ainda que seja tecnicamente consistente.
Por isso, compreender os limites jurídicos dessa análise é essencial.
Edital nº 26/2025 e o que é verificado na análise documental
O Edital nº 26/2025 estabelece que a proposta de novação será submetida a três etapas sucessivas: análise documental, análise de mérito acadêmico-científico e decisão final.
A análise documental não avalia a qualidade científica do projeto nem sua relevância estratégica. Seu foco é a verificação formal do cumprimento dos requisitos expressamente previstos no edital.
Nessa etapa, a equipe técnica verifica se a proposta contém, de forma clara e estruturada, elementos como:
- descrição detalhada das atividades propostas;
- metas e indicadores de acompanhamento;
- cronograma de execução;
- previsão do tempo de realização de cada atividade;
- estimativa de dedicação semanal;
- identificação das instituições envolvidas e comprovação de ciência ou apoio;
- demonstração da viabilidade de execução.
Em outras palavras, trata-se de uma conferência documental: se os itens exigidos constam na proposta e se estão suficientemente descritos segundo os parâmetros do edital.
Caso a equipe técnica entenda que algum desses elementos não foi apresentado ou não está adequadamente explicitado, a proposta pode ser inabilitada ainda nessa fase, sem seguir para a análise de mérito.
Indeferimento na fase documental da novação CAPES: qual é o limite do formalismo?
A verificação documental é parte legítima do procedimento. A Administração tem o dever de exigir o cumprimento dos requisitos expressamente previstos no edital.
Contudo, essa atuação encontra limites jurídicos.
O edital vincula tanto o candidato quanto a Administração, mas sua aplicação deve observar os princípios constitucionais da razoabilidade, proporcionalidade e finalidade pública. Isso significa que a exigência formal não pode ser interpretada de modo a inviabilizar o próprio objetivo da política de novação quando o conteúdo essencial da proposta está presente.
O formalismo torna-se problemático quando a proposta contém substancialmente as informações exigidas, mas é inabilitada por:
- detalhamento considerado insuficiente, ainda que existente;
- forma de apresentação diversa da expectativa interpretativa da equipe técnica;
- ausência de menção literal a expressão específica, apesar de o conteúdo permitir sua inferência objetiva.
Um exemplo recorrente é a exigência de estimativa de dedicação semanal.
Se a proposta apresenta cronograma detalhado, previsão de atividades, carga horária distribuída ao longo do período e metas quantificáveis, pode surgir a discussão sobre se a ausência de indicação numérica expressa em campo específico configura efetivo descumprimento ou mero vício formal sanável.
O mesmo raciocínio pode ser aplicado a hipóteses como:
- indicação de instituição parceira sem anexação imediata de documento formal de ciência, quando a cooperação está descrita e comprovável;
- metas descritas qualitativamente, mas não organizadas em formato padronizado;
- informações distribuídas ao longo do texto, mas não concentradas exatamente no campo esperado.
Nessas situações, a análise deixa de ser puramente documental e passa a envolver juízo de proporcionalidade: a exigência formal está protegendo o interesse público ou está impedindo a avaliação de mérito por rigidez interpretativa?
É nesse ponto que surge a discussão jurídica sobre o limite do formalismo na aplicação do edital.
Para aprofundar: Disponibilizamos um webinar sobre novação, interstício e riscos de cobrança administrativa, com análise jurídica voltada a bolsistas brasileiros no exterior. O conteúdo também permite conhecer nossa abordagem técnica sobre o tema.
Entendimento recente da Justiça Federal
Em decisões recentes proferidas pela Justiça Federal do Distrito Federal, foi reconhecido que a exclusão de proposta na fase documental, quando baseada em formalismo excessivo, pode violar os princípios da razoabilidade e da proporcionalidade, sendo determinado o prosseguimento à fase de mérito.
Os processos que resultaram nessas decisões foram patrocinados pela equipe do BFA Direito Migratório.
O Judiciário não analisou o conteúdo acadêmico dos projetos.
Limitou-se ao controle de legalidade do ato administrativo.
Essa distinção é essencial para compreender os limites e as possibilidades de atuação judicial.
O indeferimento é sempre definitivo?
Não.
Mas também não significa que toda negativa seja ilegal.
A análise jurídica deve considerar:
- a redação específica do edital vigente;
- a fundamentação concreta da decisão administrativa;
- a possibilidade de complementação de informações;
- o impacto real da exigência apontada como ausente.
Cada caso exige avaliação individualizada.
O momento do resultado da análise documental
O resultado da análise documental representa um marco relevante no cronograma da novação.
A inabilitação pode gerar:
- impedimento de acesso à fase de mérito;
- risco de instauração ou continuidade de procedimento de cobrança.
Por isso, eventuais medidas administrativas ou judiciais devem ser avaliadas com estratégia e dentro dos prazos adequados.
Nossa experiência com bolsistas e ex-bolsistas
Atuamos com projetos de diferentes áreas do conhecimento — como engenharia, administração, física, matemática, artes e ciências sociais — o que nos permite compreender não apenas as regras administrativas, mas também a lógica acadêmica por trás de cada trajetória.
Essa atuação se soma a uma experiência de mais de 12 anos de trabalho com bolsistas e ex-bolsistas, sempre a partir de uma perspectiva técnica, estratégica e com forte diálogo com o universo acadêmico.
Conclusão
O indeferimento na fase documental da novação CAPES deve ser analisado com rigor técnico.
Nem todo indeferimento é passível de reversão.
Mas nem todo indeferimento é juridicamente incontestável.
Se você teve sua proposta inabilitada, é recomendável realizar avaliação jurídica individualizada antes de adotar qualquer medida.
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